AML zákon – jak na identifikaci a kontrolu klienta

AML zákon definuje tzv. povinné osoby, kterým nařizuje se aktivně podílet na prevenci proti praní špinavých peněz. Jde o podnikající nebo nepodnikající osoby (fyzické nebo právnické), které jako součást svého podnikání nabízí služby, které by se mohly stát terčem nekalého obchodování. Mezi tyto povinné osoby patří mimo jiné např. banky, finanční instituce, provozovatelé hazardních her, notáři, exekutoři, advokáti, aukční síně a v neposlední řadě realitní kanceláře a realitní zprostředkovatelé, kteří obchodují s nemovitostmi. 

Konkrétně se jedná o Zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu č. 253/2008 Sb., který za tímto účelem ukládá výše uvedeným osobám plnit tzv. AML povinnosti (AML = Anti-Money-Laundering). Mezi tyto povinnosti patří především identifikace a kontrola klienta. V následujícím článku se podíváme na to, jak správně provádět identifikaci klienta a kdy je nutné přistoupit k jeho kontrole.

Úvodem je nutné zmínit, že tento zákon nelze brát na lehkou váhu. K AML povinnostem je třeba přistupovat odpovědně. Důvodem jsou vysoké sankce za přestupky ­­- konkrétně za nesplnění povinnosti identifikace klienta nebo kontroly klienta lze uložit dle AML zákona povinné osobě pokutu až do 10 000 000 Kč.

Jaký je rozdíl mezi identifikací a kontrolou klienta?

Identifikace klienta je nutný základ, kdy ověřujeme totožnost klienta a kontrolujeme sankční seznamy. Za jakých podmínek je nutné identifikaci provést vysvětlujeme níže.

Při kontrole klienta již zjišťujeme původ peněz nebo majetku, kterého se obchod týká. Podstatou je ověřit, zda transakce nepředstavuje podezřelý obchod, jehož účelem je praní špinavých peněz, případně získání prostředků pro financování terorismu.

A) IDENTIFIKACE KLIENTA

1. FÁZE IDENTIFIKACE - OVĚŘENÍ TOTOŽNOSTI

Identifikaci klienta provádíme u následujících obchodů:

I. Převody nemovitostí od 1 000 EUR

Převodem nemovitosti je v tomto případě myšleno zprostředkování koupě nebo prodeje nemovitosti či převod družstevního podílu. Identifikaci klienta musíme provést vždy, pokud hodnota transakce přesáhne částku 1 000 EUR - u realitních obchodů tomu tak bude téměř vždy. Identifikovat je nutné jak prodávajícího, tak kupujícího. Provádět musíme i identifikaci osoby, která je zastupována na základě plné moci nebo usnesení o opatrovnictví. Zde budeme potřebovat rovněž fotokopii průkazu. Výjimkou není ani klient mající formu právnické osoby nebo svěřeneckého fondu - zde identifikujeme konkrétní fyzickou osobu, která má oprávnění za subjekt jednat.

II. Nájmy a pachty od 10 000 EUR měsíčně

Pokud řešíte nájem či pacht, je identifikace povinná pouze v případě, pokud měsíční nájemné nebo pachtovné převýší hodnotu 10 000 EUR. Identifikovat je třeba pronajímatele i nájemce. Vzhledem k výši běžného nájemného na tuto situaci narazíme pouze výjimečně, na tuto částku ale můžeme dosáhnout u komerčních nájmů, je tedy dobré mít tuto situaci rovněž na mysli. Výjimku z této situace ovšem tvoří tzv. obchodní vztah. Pokud s klientem pracujeme na jednotlivých případech opakovaně, pak se nejedná o samostatné obchody do výše 10 000 EUR. Zákon v tomto případě ukládá povinnost obchodní vztah průběžně sledovat a obchody prováděné v průběhu takového vztahu přezkoumávat.

III. Podezřelé obchody

Máte pochyby a podezření, že u transakce se děje něco nekalého? Pak jste povinni provést kontrolu vždy - na výši převodu zde nezáleží, může se přitom jednat pouze o nájem v řádech tisíců korun. Jak ale poznat, zda se někdo nesnaží legalizovat výnosy z trestné činnosti, nebo financovat terorismus? Zbystřit byste měli v následujících případech:

• Klient chce uhradit kupní cenu za nemovitost z více bankovních účtů bez racionálního vysvětlení, proč tomu tak je.
• Klient disponuje sumou peněz, která zjevně neodpovídá povaze jeho zaměstnání nebo podnikatelské činnosti, kterou vykonává.
• Klient prodává nemovitost pár měsíců poté, co ji koupil.
• Klient nechce uvádět své identifikační údaje - ať už za sebe nebo za osobu, kterou zastupuje. Používá různé výmluvy, proč tak nemůže učinit. Slibuje, že údaje dodá později, tlačí ale na rychlé uzavření obchodu.

Kromě výše zmíněného je nutné kontrolovat také sankční seznamy - tedy zda klient není předmětem uplatňování sankcí ze strany České republiky. V případě, že takovou skutečnost zjistíte, jedná se vždy o podezřelý obchod.

Kdy provádět identifikaci?

V případě prodávajícího nebo pronajímatele tak činíme před uzavřením zprostředkovatelské smlouvy, u kupujícího nebo nájemce před uzavřením rezervační smlouvy. Zkrátka identifikaci provádíme co nejdříve před samotným podpisem smlouvy.

Jak provádět identifikaci?

Při identifikaci si vyžádejte průkaz totožnosti - ideálně občanský průkaz nebo cestovní pas. Zkontrolujte podobu ověřované osoby s fotografií na průkazu! Pokud nemůžete některé údaje z průkazu ověřit, například trvalé bydliště, poproste o jiné doklady nebo použijte klientovo prohlášení. Mějte ale na paměti, že průkaz k identifikaci by měl vždy obsahovat: jméno, příjmení, datum narození, pohlaví a fotografii. Z průkazu si můžeme buď opsat veškeré údaje nebo si pořídit fotokopii průkazu. Dle novely AML zákona účinné od 1. 1. 2021 jste oprávněni kopii průkazu pořídit i bez výslovného souhlasu klienta. Identifikaci můžeme provádět i na dálku, tzv. zprostředkovaně. Identifikaci za vás provede pracovník Czechpointu či notář, kteří o identifikaci za poplatek vystaví veřejnou listinu, využít ale můžete i službu SIGNI.

NÁŠ TIP - Služba SIGNI pro elektronické podepisování dokumentů umožňuje vzdálenou AML identifikaci neboli ověření identifikačních údajů klienta. Zároveň díky ní zjistíte, zda není klient politicky exponovanou osobou nebo proti němu nejsou uplatňovány mezinárodní sankce (viz níže v článku).

Jak zaznamenat a archivovat identifikační údaje?

Získané identifikační údaje musíme zaznamenat - učinit tak můžeme listinným nebo elektronickým způsobem. Údaje však musí být jasně a snadno čitelné a snadno předložitelné kontrolním úřadům. Zda si budete údaje archivovat v šanonu nebo v elektronické databázi nechává zákon na vašem uvážení. Za nás je ale určitě lepší elektronická databáze, kde vše snadno dohledáte. Vždy také dbejte na kvalitní zabezpečení, abyste dostáli povinnostem stanoveným GDPR a nedošlo k úniku dat do rukou nepovolaných osob.

Veškeré údaje týkající se identifikace klienta včetně fotokopií musíme dle zákona archivovat po dobu 10 let od uskutečnění obchodu. Archivační povinnost je předmětem kontroly ze strany kontrolních orgánů. Lhůta začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ve kterém byl uskutečněn poslední úkon obchodu známý povinné osobě. Po uplynutí této lhůty musí zajistit příslušný správce výmaz uchovávaných údajů a zničení dokladů.

Co musíme dle § 16 AML zákona po období 10 let archivovat? Kopírujeme přímo ze zákona.

a) identifikační a další údaje získané v rámci identifikace klienta nebo na základě přímo použitelného předpisu Evropské unie upravujícího informace doprovázející bezhotovostní převody peněžních prostředků, odkaz zde) ,

b) kopie dokladů předložených k identifikaci, byly-li pořizovány,

c) údaj o tom, kdo a kdy provedl první identifikaci klienta,

d) informace a kopie dokumentů získané v rámci kontroly klienta,

e) záznamy o veškerých krocích uskutečněných v rámci identifikace a kontroly klienta, včetně informací o případných obtížích souvisejících s těmito kroky,

f) záznamy o postupu při posouzení a stanovení rizikového profilu klienta, včetně volby odpovídajících opatření užitých vůči klientovi a při posouzení skutečností souvisejících s podáním oznámení o podezřelém obchodu,

g) dokumenty odůvodňující výjimku z identifikace a kontroly klienta podle § 13a a

h) v případě zastupování originál nebo ověřenou kopii plné moci nebo číslo jednací rozhodnutí soudu o jmenování opatrovníka.

(2) Údaje a doklady o obchodech spojených s povinností identifikace uchovává povinná osoba 10 let po uskutečnění obchodu mimo obchodní vztah nebo ukončení obchodního vztahu.

(3) Povinná osoba uchovává údaje podle odstavců 1 a 2 způsobem a v rozsahu, který zajistí průkaznost jednotlivých obchodů a postupů s nimi spojených.

(4) Povinná osoba uvedená v § 2 odst. 1 písm. i) a j) uchovává údaje a doklady po dobu 10 let po ukončení obchodu nebo obchodního vztahu, byla-li hodnota obchodu 10000 EUR nebo vyšší; v ostatních případech 5 let po ukončení obchodu.

(5) Lhůta podle odstavců 1 až 3 začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ve kterém byl uskutečněn poslední úkon obchodu známý povinné osobě. Po uplynutí této lhůty musí zajistí příslušný správce výmaz uchovávaných údajů a zničení dokladů.

Shrnutí:

Z předešlého výčtu je patrné, že je vhodné uchovávat raději všechny dokumenty, které vám při každé jednotlivé realitní transakci projdou rukama. Zákon AML vyžaduje archivaci poměrně široké škály dokumentů - je tedy lepší mít jistotu a uloženo vše: identifikační údaje, fotokopie dokladů, nabývací tituly, smlouvu kupní, úschovní, zprostředkovatelskou, smlouvu o smlouvě budoucí atd.

2. FÁZE IDENTIFIKACE - SANKČNÍ SEZNAMY A POLITICKY EXPONOVANÁ OSOBA

Po identifikaci nastává další důležitý krok - ověření klienta, zda není veden v sankčních seznamech, nebo zda není politicky exponovanou osobou.

Sankční seznamy

Jedná se o evidenci fyzických osob, vůči nimž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce. Seznam je přístupný on-line na adrese https://www.sanctionsmap.eu, kde stačí zadat klientovo jméno (u právnických osob skutečné majitele, osoby z řídící a vlastnické struktury, ale také osoby, které za klienta jednají).

!! Pokud v seznamech klientovo jméno objevíte, musíte podat oznámení o podezřelém obchodu a nesmíte obchod zrealizovat.

Politicky exponovaná osoba

Politicky exponovanou osobou (PEP) je osoba, která zastává nebo v minulosti zastávala významnou veřejnou funkci s regionálním nebo celostátním významem. Termín PEP vychází z anglického politically exposed person. Status však není doživotní, dívat se ale musíme minimálně 1 rok nazpět i po skončení politicky exponovaného období. Jak zjistit, zda je konkrétní osoba politicky exponovaná? Pomoci vám k tomu může služba pro elektronické podepisování dokumentů SIGNI, nahlédnout můžeme také do databáze politicky exponovaných osob na stránkách https://cro.justice.cz. Vyžadovat byste měli rovněž podepsání prohlášení klienta, zda je či není politicky exponovanou osobou.

POZOR! Za politicky exponovanou osobu se považují také osoby blízké k politicky exponovaným osobám nebo společníci právnických osob, kde taková osoba působí.

!! Pokud zjistíte, že je váš klient politicky exponovanou osobou, pak musíte učinit záznam do evidence a provést kontrolu jeho majetku, účelu a povahy obchodu.

B) KONTROLA KLIENTA

Kontrolu klienta bychom měli provádět v případě podezření na podezřelý obchod určený k praní špinavých peněz či k získání prostředků k financování terorismu. Jak ale takovou situaci rozeznat? § 9 odst. 2 AML zákona ukládá doporučení, jak určit míru rizika obchodu.

Kdy je nutné kontrolu provést?

• V době, kdy je zřejmé, že obchod dosáhne hodnoty 15 000 EUR nebo vyšší.
• Pokud se jedná o obchod v hotovosti a částka přesahuje 10 000 EUR.
• Pokud se domníváte se, že se jedná o podezřelý obchod.
• V případě, že klient je politicky exponovanou osobou.
• Při obchodu s osobou usazenou ve třetí zemi, kterou na základě přímo použitelného předpisu Evropské unie, odkaz zde ) nebo z jiného důvodu je třeba považovat za vysoce rizikovou (tzv. "vysoce riziková třetí země").

Zákon vám ukládá povinnost provést kontrolu před samotným uskutečněním transakce neboli před podpisem smlouvy.

Jak provést kontrolu?

Vaší povinností je od klienta zjistit a vyptat se na následující informace dle § 9, odst. 2 AML zákona.

• Zjistit a vyhodnotit informace o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu a informací o povaze podnikání klienta.
• Zjistit skutečného majiteleklienta, pokud je klient svěřenským fondem nebo právnickou osobou.
• Skutečným majitelem je vždy fyzická osoba - po skutečném majiteli tedy musíte pátrat ve vlastnické struktuře firmy či fondu. Pomohou vám k tomu následující odkazy:

• • • Evidence skutečných majitelů
      
    • Evidence svěřenských fondů
    • Obchodní rejstřík
• V případě, že je klientem právnická osoba nebo svěřenský fond, zjistěte vlastnické a řídící struktury klienta a zda osoba v této struktuře není osobou, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí.
• Průběžně sledovat obchodní vztah a přezkoumávat obchody prováděné v průběhu daného vztahu za účelem zjištění, zda obchody jsou v souladu s tím, co je vám již známo o klientovi a jeho podnikatelském a rizikovém profilu.
• Přezkoumat zdroj peněžních prostředků nebo jiného majetku, kterého se obchod nebo obchodní vztah týká.
• V rámci obchodního vztahu s politicky exponovanou osobou také učiňte přiměřené kroky ke zjištění původu majetku.

Všechny zjištěné informace od klienta zaznamenejte a opět je archivujte v listinné nebo elektronické podobě. V průběhu obchodního případu porovnávejte získané informace od klienta s veřejnými rejstříky, informacemi nebo mediálními výstupy v případě politicky exponované osoby. Pokud byste objevili nesrovnalosti, zákon vám ukládá zesílenou identifikaci a kontrolu klienta.

Jak prověřit politicky exponovanou osobu?

Pokud je prodávající politicky exponovanou osobou, je vaší povinností zjistit, jak klient nemovitost či družstevní podíl nabyl. Nechte si předložit kupní smlouvu či další dokumenty, které osvětlí, jak k nemovitosti přišel. Zajímat by vás měla kupní cena, jak dlouho klient nemovitost vlastnil před prodejem nebo informace o předchozím vlastníkovi. Pokud budete mít pochybnosti ohledně finančních prostředků, z nichž klient nemovitost koupil, nechte si předložit další dokumenty vysvětlující původ peněz - například doklad o příjmech ze zaměstnání, úvěrovou smlouvu, darovací smlouvu, doklad o prodeji předešlé nemovitosti apod. Klienta byste měli poučit, že informace shromažďujete na základě AML zákona. V průběhu transakce buďte bdělí a sledujte i veřejně přístupné informace, které by mohly nějak ovlivnit povahu obchodního případu.

Jak zjistit zdroj finančních prostředků k nákupu nemovitostí?

Informace byste měli zjistit i od kupujícího klienta - odkud pocházejí jeho peníze určené k nákupu nemovitosti? Pokud nebudete mít pochybnosti o jeho tvrzeních, nemusíte nic dalšího podnikat, postačí klientovo prohlášení. Pokud ale budete mít pochybnosti o možném podezřelém obchodu, nechte si doložit dokumenty, jak finanční prostředky kupující získal (úvěrová smlouva, dědictví, prodej nemovitosti, výhra v loterii, doložení příjmů apod.).

Oznámení o podezřelém obchodu

Narazili jste na podezřelý obchod, který ve vás vzbuzuje mnoho pochybností a otázek? Pak je vaší povinností nahlásit ho na Finančně analytický úřad. Učinit tak můžete přes online kontaktní formulář Finančně analytického úřadu. V jednotlivých kancelářích zpravidla fungují tzv. oprávněné osoby, které vám s řešením otázky AML dokážou poradit. Podnět na FAÚ pak zpravidla realizuje právě tato osoba.

C) KAM SE OBRÁTIT O RADU?

V článku výše jsme vám vypsali návod, jak postupovat v různých situacích. Pokud si ale nejste jisti u konkrétního případu, doporučujeme vám obrátit se přímo na Finanční analytický úřad.

Zdroj: Redakce RE/MAX G8 Reality